Contoh Surat Rasmi : Format Dan “Template” Terkini Yang Betul

Bagi menjalankan urusan rasmi seperti permohonan atau pemakluman yang melibatkan dua pihak atau lebih, surat lazimnya digunakan sebagai hitam putih atau dokumen yang membuktikan urusan perkara tersebut. Tahukah anda kriteria dan ciri-ciri yang diperlukan bagi menghasilkan surat tersebut? Sekiranya tidak, berikut dikongsikan Format dan contoh Surat Rasmi beserta “Template” terkini untuk rujukan semua.

Untuk makluman semua, surat kiriman rasmi digunakan untuk membuat pelbagai jenis permohonan, rayuan, makluman, cadangan, aduan serta urusan rasmi yang lain. Format surat berbentuk ini juga terdapat perbezaan mengikut organisasi tertentu seperti kerajaan, sekolah dan syarikat korporat. Oleh itu, anda boleh merujuk format yang dikongsikan di bawah bagi mengekalkan keseragaman dalam penulisan surat yang umum.

Format Surat Rasmi beserta Contoh dan “Template” terkini

Berikut adalah perkongsian berkenaan format, contoh-contoh dan tips menulis surat sebagai panduan untuk semua.

Baca juga: Faedah Menderma Darah

Anda boleh merujuk perincian format surat seperti di bawah:

Dengan format seperti di atas, berikut adalah contoh penulisan surat yang memenuhi kriteria serta formaliti yang sesuai bermula dari nama dan alamat:

Contoh Surat 1

Abu Bin Ali

Taman Bukit Indah

47000, Klang,

Selangor Darul Ehsan

Bahagian Biasiswa,

Tingkat 12, Ibu Pejabat Mara

Jalan MARA, 50609,

Kuala Lumpur                                                                                                        2 Ogos 2020

Tuan,

PER: RAYUAN PERMOHONAN BIASISWA

Seperti yang tertera di atas, saya Abu Bin Ali ingin membuat permohonan rayuan biasiswa yang ditawarkan oleh pihak Majlis Amanah Rakyat (MARA).

2. Saya merupakan pelajar lepasan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) Sekolah Menengah Kebangsaan Bukit Indah telah menerima maklum bahawa saya gagal untuk mendapatkan biasiswa. Saya bakal melanjutkan pengajian saya di peringkat ijazah teknologi komputer di Universiti Sunway.

3. Oleh itu, saya ingin membuat rayuan permohonan biasiswa yang dibuka oleh MARA bagi menampung yuran pengajian saya. Untuk pengetahuna tuan, bapa saya telah meninggal dunia dan ibu saya terpaksa menampung kehidupan lima adik-beradik saya yang lain. Dengan pendapatan ibu sebanyak RM1800 sebulan tidak mencukupi untuk saya melanjutkan pelajaran ke institusi yang dimohon.

4. Turut saya lampirkan bersama surat ini adalah penyata gaji ibu saya dan surat sokongan daripada ketua kampung mukim Bukit Indah.

Besar harapan saya jika pihak tuan dapat memberi pertimbangan terhadap permohonan saya. Sebarang maklum balas pihak tuan boleh hubungi saya di talian 011 1111 111 atau emel ke abubali@gmail.com.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

………………………

(Abu Bin Ali)

Di bawah pula contoh lain penulisan surat mengikut format yang betul:

Contoh Surat 2

Kelab Sejarah,

Sekolah Menegah Kebangsaan Petaling Jaya 2,

47100, Petaling Jaya,

Selangor Darul Ehsan

Pengarah,

Jabatan Arkib Negara Malaysia,

Jalan Duta, 56100,

Kuala Lumpur                                                                                          2o Februari 2020

Tuan,

Mohon Kebenaran Lawatan Sambil Belajar

Berhubung dengan perkara di atas, adaah dimaklumkan bahawa Kelab Sejarah SMK Petaling Jaya 2, merancang untuk mengadakan lawatan sambil belajar ke Jabatan Arkib Negara.

2. Tujuan lawatan ini adalah untuk mendedahkan pelajar dengan koleksi atau arkib yang merupakan khazanah negara. Di samping itu, lawatan ini dapat meningkatkan kesedaran pelajar terhadap kepentingan menyimpan khazanah negara serta memupuk minat mereka terhadap sejarah negara Malaysia.

3. Untuk maklumat tuan, butiran lawatan yang dicadangkan adalah seperti berikut:

Tarikh                  : 20 Mac 2020

Masa                    : 9.00 pagi hingga 2.00 tengah hari

Bilangan murid : 30 Orang

Bilangan guru    : 2 Orang

4. Diharapkan agar pihak tuan dapat memberikan maklum balas bagi memudahkan perancangan lawatan sambil belajar Kelab Sejarah kami buat julung kalinya.

5. Sekiranya terdapat sebarang kemusykilan, sila hubungi Puan Anita selaku guru pembimbing Kelab Sejarah pada talian 012-3456 789.

Segala pertimbangan dan maklum balas daripada pihak tuan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

…………………..

Setiausaha,

Kelab Sejarah,

Sekolah Menengah Kebangsaan Petaling Jaya 2

Tips Menulis Surat Rasmi 

Di bawah adalah beberapa tips yang berguna kepada semua bagi menulis :

• 1. Menggunakan bahasa baku bagi memastikan isi surat kekal formal.
• 2. Gaya bahasa hendaklah ringkas agar mesej yang disampaikan jelas. Penggunaan bahasa kiasan adalah tidak digalakkan.
• 3. Elak daripada menggunakan singkatan perkataan dalam penulisan surat. Sekiranya hendak menggunakan singkatan sila tafsirkan singkatan tersebut pada bahagian awal surat.
• 4. Sila pastikan menggunakan kata panggilan hormat yang betul untuk penerima seperti Yang Berhormat, Yang Berbahagia, Datuk, Datin, Tuan, Puan dan sebagainya.
• 5. Buat semakan terhadap tulisan surat anda sebelum menghantarnya kepada penerima bagi mengelakkan kesalahan ejaan atau tatabahasa.
• 6. Pastikan anda meletak nombor pada setiap perenggan kecuali perenggan pertama dan terakhir. Mulakan nombor perenggan kedua dengan nombor 2.

Sekian sahaja perkongsian berkaitan surat kiriman rasmi. Diharapkan ia dapat membantu dan memberi manfaat kepada semua.

Rel : ditulis untuk tujuan surat tersebut dihantar, nama penerima, ucapkan ribuan terima kasih, hormatnya perkara di atas, tarikh surat, alamat penerima, tanda tangan, alamat pengirim, sebelah kanan,